Sex frågor för lyckad kommunikation
Det är lätt att bli hemmablind. Den här enkla checklistan ser till att du inte missar viktig information i din kommunikation. Alldeles oavsett om det är en inbjudan, en företagspresentation eller kommunikationskampanj.
Regeln om de sex frågorna vid kommunikation
Ha för vana att alltid säkerställa att din kommunikation svarar på dessa sex frågor. En enkel “kom-ihåg” är att tänka på engelska istället: 5 W + 1 H: who, what, why, when, where and a how.
De sex frågorna säkerställer att du inte glömmer viktigt information i ditt budskap.
Vem?
Kommunikationen måste anpassas till målgruppen för din kommunikation. Välj rätt ton, ord och detaljanpassning utifrån mottagarens förkunskaper om ämnet du ska prata om.
Vad?
Det kan tyckas självklart att du vet vad du ska prata om. Men ofta vill vi berätta alltför många saker. Eller så är vi inte är helt klara över vad vill åstadkomma. Det leder till en spretig och otydlig kommunikation. För att undvika detta, kan du utgå från en problemformulering samt fundera över vad du vill att mottagaren ska känna, tycka och göra.
Varför?
Din kommunikation behöver ett syfte. Budskapet faller platt om du inte motiverar varför mottagaren ska lyssna på dig eller tycka, känna, göra som du föreslår. Beroende på syfte och sammanhang är en problemformulering eller ett must-win battle en bra utgångspunkt. Glöm inte att berätta syftet för mottagaren också!
När?
Det måste finnas en deadline, ibland flera. Det kan vara ett datum för när ett event äger rum och ett för när du behöver ha anmält dig. Det kan också vara ett datum för när åtgärder ska vara genomförda eller när du förväntar dig att ett arbete ska ge resultat. Allt beroende på sammanhang och syfte med kommunikationen.
Var?
Var ska något ske? Det kan vara en digital eller en fysisk plats eller kanske rentav en mental plats. Det kan vara en och eller flera olika platser. Se till att detta framgår tydligt.
Hur?
För att din kommunikation ska vara effektiv behöver du berätta om hur något ska genomföras och eller hur mottagaren förväntas agera. Det kan handla om en anmälnings- eller betalningsfunktion i en inbjudan eller en implementeringsplan i en företagspresentation. I en digital kampanj kan det istället vara en call to action-knapp (CTA) för en instruktionsvideo eller en app.
Du behöver också tänka på:
att inledningsvis skapa ett ramverk, ett tema, och tydliggöra vad du ska prata om.
att genom hela presentationen repetera vad du sagt. Gärna på lite olika sätt. På så sätt är det lättare för den som lyssnar både att förstå budskapet, samt komma ihåg det efteråt. Och glöm inte att dubbelkolla!
att avslutningsvis knyta ihop säcken. Gör en kort sammanfattning och om vad ska mottagaren ska veta, känna och göra.
Lycka till!