Varför konflikter uppstår på jobbet (och varför kommunikation bara är en del av svaret)
Konflikter på arbetsplatsen beror sällan bara på dålig kommunikation. Ofta handlar det om otydliga roller, stress, relationer och strukturer som skapar brus och friktion mellan människor. I den här artikeln får du förstå varför konflikter uppstår, vilka typer som är vanligast och hur du som chef, ledare eller kommunikatör kan förebygga och hantera dem på ett konstruktivt sätt.
Varför konflikter hör hemma på en kommunikationsblogg
Konflikter och kommunikation hänger tätt ihop. Ibland uppstår konflikter på grund av bristande kommunikation. I andra fall leder konflikter till att kommunikationen bryter samman.
Men det finns ytterligare ett skäl till att konflikter är relevanta här.
När det finns friktion på arbetsplatsen – din egen eller den organisation du försöker nå med marknadsföring eller försäljning – blir det svårt att lyckas. Beslut skjuts upp. Implementeringar fastnar. Motståndet ökar.
Jobbar du med internkommunikation, till exempel som marknadschef eller försäljningschef, behöver du ofta få med dig kollegor innan något kan genomföras. Konflikter i teamet kan snabbt sätta stopp för en lansering eller strategi.
Säljer eller marknadsför du mot en organisation i kris fattas sällan välgrundade beslut. Och om en chef saknar förtroende i sin organisation riskerar missnöjet att spilla över – också på ditt erbjudande
Konflikter på arbetsplatser är dyra för alla
De flesta har upplevt friktion på jobbet. Antingen som direkt involverad eller som åskådare. Och konflikter stannar sällan mellan två personer – de påverkar hela arbetsmiljön.
När en konflikt väl har eskalerat är det ofta svårt att avgöra vad som egentligen startade den. Ännu svårare är det att snabbt lösa den.
Att konflikter kostar är tydligt: lägre produktivitet, sämre trivsel, sjukskrivningar och högre personalomsättning. Däremot är det svårt att sätta en exakt prislapp.
Varför är konflikter svåra att kostnadsberäkna?
Det finns flera osäkra faktorer som påverkar kostnaden för företaget.
Det är dyrt med konflikter på arbetsplatsen, även om den exakta kostnaden är svår att fastställa. *tkr=tusen kronor
Brist på isolerade studier
De flesta stora kostnadsanalyser har fokus på stress, psykisk ohälsa eller sjukskrivningar i allmänhet — inte konflikter specifikt.
Stor variation
Kostnaden beror på typ av konflikt, ledarskap, organisationskultur och hur tidigt man agerar. Vissa konflikter får liten påverkan, andra blir extremt kostsamma.
Mätproblem
Effekter som sänkt motivation, “presenteeism”, försämrad arbetsmiljö och tappat engagemang är svåra att kvantifiera.
Osäkra antaganden
Alla beräkningar bygger på antaganden om orsakssamband, vilket ökar osäkerheten i slutsatserna.
Vad orsakar brus i kommunikationen?
Brus i kommunikationen är inte samma sak som att människor inte pratar med varandra.
Kommunikation handlar om att göra något gemensamt. Det räcker inte att du har sagt eller skickat något – mottagaren måste också ha tagit emot och förstått budskapet.
Brus uppstår när:
budskapet inte når fram alls (som när e-post hamnar i skräpposten)
eller tolkas på ett annat sätt än du avsett
Resultatet blir ofta irritation, friktion och i förlängningen konflikt.
Sju typer av brus som kan leda till konflikter
Brus i kommunikationen delas ofta in sju kategorier. Du kan läsa mer ingående om det här: 7 sorters brus i kommunikationen. Kunskap och förståelse om olika typer av brus kan underlätta kommunikationen mellan människor och möjligtvis bidra till minskade eller rentav undvikande av konflikter.
1. Fysiskt brus (störningar i miljön) som hög ljudnivå i öppet kontorslandskap gör att medarbetare misshör instruktioner, dålig uppkoppling under digitala möten leder till missförstånd om deadlines.
Det kan också vara en stökig mötesmiljö (folk som kommer och går) gör att viktiga poänger tappas bort.
Det finns flera faktorer som kan utgöra hinder i kommunikation.
2. Psykologiskt brus (inre tankar, oro, känslor) som stress som gör att en person tolkar neutrala kommentarer som kritik, eller förutfattade meningar om en kollega leder till att man “hör det man vill höra”.
Rädsla för konflikter, är ytterligare en källa til psykologiskt brus. Rädsla för konflikt gör att frågor inte ställs – vilket skapar ännu större missförstånd.
3. Semantiskt brus (språk, ordval, begrepp) kan handla om att facktermer i ett projekt missförstås av andra avdelningar. Eller otydliga formuleringar som “Vi måste prioritera om” som kan tolkas som att projektet pausas – fast det bara justeras.
Ibland kan det handla om att olika avdelningar använda liknande eller rentav samma ord men menar olika saker.
4. Kulturellt brus (normer, referenser, förväntningar) kan göra att direkt återkoppling uppfattas som otrevlig av en kollega som föredrar indirekt kommunikation. Eller att humor eller ironi faller platt och skapar irritation. Skillnader i hur man uttrycker beslutsamhet (mjukt jämfört med rakt) misstolkas som motstånd.
5. Relationsbrus (tidigare erfarenheter, relationens kvalitet) kan medföra att en tidigare konflikt gör att nya budskap tolkas som attacker. Eller att misstänksamhet mot en chef gör att instruktioner ifrågasätts mer än nödvändigt. "Hen lyssnar aldrig" blir ett filter som gör att all kommunikation upplevs negativ.
6. Organisationsbrus (strukturer, roller, processer) kan vara när otydligt ansvar skapar parallella beslut som sedan krockar. Eller att viktig information filtreras bort när den skickas genom många led.
Annat organisationsbrus kan utgöras av så kallade målkonflikter mellan team som gör att samma instruktion tolkas på olika sätt.
7. Tekniskt brus (kanaler, verktyg, format) som exempelvis att långa undertrådar (slack) i e-post som gör att kärnan i budskapet försvinner.
Det kan också handla om att viktiga nyanser går förlorad när någon skriver “ok” i stället för att ringa. Eller att fel kanal används (som känsliga ämnen som avhandlas via e-post), vilket triggar onödig konflikt.
Vanliga orsaker till konflikter på jobbet
Även om inte alla konflikter har sin grund i kommunikationsproblem, är det omvända nog alltid sant: att alla konflikter också resulterar i ett kommunikationsproblem. Konflikter på arbetsplatser kan ha många olika orsaker och förekomma på olika nivåer.
Fyra grundorsaker
Bristande kommunikation: Många konflikter börjar med bristande eller felaktig information. Det kan handla om otydliga instruktioner, missförstånd i mejl eller möte, eller att viktig information inte når fram till alla berörda. När medarbetare tolkar situationer olika utan att kunna diskutera dem öppet, kan små missförstånd växa till större motsättningar.
Stress och arbetsmiljö: Hög arbetsbelastning, korta deadlines och krav på prestation under press gör att tålamodet tryter och konflikter lätt blossar upp.
Även en dålig fysisk arbetsmiljö – trånga kontorsytor, buller eller bristande ergonomi – kan öka irritationen. Sociala faktorer som brist på stöd, otydliga ledarskapsbeslut eller en kultur med konkurrens snarare än samarbete bidrar också till att spänningar växer.
Otydliga roller och ansvar: När roller, ansvar och förväntningar inte är tydligt definierade skapas osäkerhet och frustration.
Medarbetare kan börja trampa varandra på tårna utan att det finns någon som tydligt klargör vem som gör vad. Detta gäller både operativa uppgifter och strategiska beslut – allt från projektledning till dagliga rutiner påverkas av otydlighet.
Indidviuella skillnader: Individers olika värderingar, behov, erfarenheter och beteenden kan skapa gnissel. Någon kanske värderar snabb leverans högst, medan en kollega prioriterar noggrannhet och kvalitet.
Olika kommunikationsstilar, temperament och förväntningar på samarbete kan också leda till missförstånd och irritation, även när alla i grunden har samma mål.
Olika nivåer av konflikter på arbetsplatsen
Konflikter kan ske mellan individer, grupper, organisationer och inom en individ.
Interpersonell konflikt: Den vanligaste typen av konflikt uppstår mellan två eller flera individer.
Det kan handla om personliga meningsskiljaktigheter, olika sätt att arbeta eller konkurrens om uppmärksamhet, resurser eller erkännande.
Om dessa konflikter inte hanteras kan de påverka hela arbetsgruppen och skapa en negativ arbetsmiljö.
Intragruppskonflikt: Inom en arbetsgrupp eller avdelning kan motsättningar uppstå kring gemensamma mål, prioriteringar eller resurser. Gruppdynamik, underliggande maktspel eller dålig kommunikation kan förstärka konflikter, vilket ofta leder till lägre produktivitet och minskad trivsel.
Interorganisatorisk konflikt: Konflikter kan också ske mellan olika organisationer, avdelningar eller externa samarbetspartners.
Här handlar det ofta om olika mål, prioriteringar, rutiner eller arbetskulturer. Brist på tydliga avtal, gemensamma mål eller kommunikationskanaler gör att dessa konflikter kan bli långvariga och svåra att lösa.
Intrapersonlig konflikt: Inte alla konflikter är mellan människor – vissa uppstår inom individen själv. Detta kan ske när någon upplever någon typ av oro.
Tre vanliga typer av arbetsplats konflikter
På arbetsplatser uppstår ofta konflikter som kan delas in i tre huvudtyper. Den första typen är sak- och processkonflikter, som handlar om oenigheter kring hur arbetet ska utföras eller vad som ska prioriteras.
Det kan handla om olika uppfattningar om arbetsmetoder, arbetssätt eller vilka mål som är viktigast.
Resursbrist och hög arbetsbelastning kan förstärka dessa konflikter, särskilt när teamet upplever att resurserna inte räcker till för att uppnå målen på ett effektivt sätt.
Den andra typen är relations- och personlighetskonflikter, som uppstår när individer har svårt att komma överens på grund av missförstånd, dålig kommunikation eller olikheter i personligheter och värderingar.
Även olika arbetsstilar kan skapa friktion, till exempel när någon föredrar att arbeta snabbt och spontant medan en kollega värderar noggrannhet och planering. Denna typ av konflikt är ofta känslomässigt laddad och kan påverka arbetsmiljön och samarbetet om den inte hanteras i tid.
Den tredje typen är struktur- och organisationskonflikter, som uppstår när roller, ansvar och riktlinjer är otydliga eller när det uppstår maktkamper, exempelvis mellan chefer och medarbetare eller mellan kollegor på samma nivå.
Konflikter kan också uppstå som ett resultat av motstånd mot organisatoriska förändringar, nya arbetsrutiner eller ändrade prioriteringar. Dessa konflikter påverkar ofta hela organisationen och kan bli långvariga om de inte adresseras på ett tydligt sätt.
Så förebygger du konflikter på arbetsplatsen
Friktion och konflikter på arbetsplatser är kostsamma på alla tänkbara sätt: för individen, för organisationen, för samhället.
Att helt undvika friktion är inte möjligt, och kanske inte heller önskvärt. Friktion är naturligt mellan människor som tycker olika, har olika mål och arbetsuppgifter, olika prioriteringar.
Däremot är det viktigt inte stoppa huvudet i sanden, utan snarare adressera problemet. Genom tidig diagnos kan det vara möjligt att förebygga konflikter innan problemen vuxit sig stora.
Effektivt konflikthanterande handlar inte främst om att släcka bränder, utan om att leda på ett sätt som minimerar risken för att gnistor tänds. Ledare kan arbeta förebyggande på flera sätt.
Förståelse för konflikthantering och arbeta preventivt är bästa sättet för undvika att konflikter uppstår.
1. Skapa tydlighet
Det görs bäst genom att klargöra roller, ansvarsfördelning och vem/vilka som har mandat att fatta beslut.
Här krävs också gemensamma normer för hur samarbetet och kommunikationen sköts. Anledningen är att otydlighet är en av de vanligaste orsakerna till konflikter på arbetsplatser.
2. Led relationellt
Vad det betyder att det cheferna/ledarna behöver skapa en psykologiskt trygg arbetsplats, alltså där människor vågar ta upp problem innan de eskalerar.
Som ledare gör du det genom att praktisera aktivt lyssnande och genuin nyfikenhet.
3. Ta tidiga mikrosamtal
Att som chef ha kontinuerliga samtal där du kan fånga upp irritationer tidigt (“små gruskorn”) innan de blir stora stenar.
Det handlar mest om att lyssna till signaler och ställa frågor och uppmuntra medlemmarna i teamet att själva ta första steget i dialog.
4. Bygg strukturer för samarbete
Det kan handla om att etablera rutiner för återkoppling och tillsammans reflektera över vad ni åstadkommit och ta gemensamma beslut för hur ni går vidare.
En del i detta kan vara att säkerställa att arbetsuppgifter fördelar efter kompetens och (därmed) undvika onödig konkurrens.
Fem sätt att hantera konflikter – Thomas–Kilmann-modellen
Ingen strategi är alltid rätt. Effektiv konflikthantering handlar om att anpassa ditt beteende efter situation, relation och mål.
En vanligt citerad modell för konflikthantering är Thomas-Kilmanns modell. Thomas-Kilmanns konfliktmodell utvecklades av Kenneth W. Thomas och Ralph H. Kilmann under början av 1970‑talet som ett psykologiskt verktyg för att analysera hur individer hanterar konflikter.
Syftet är att hjälpa individer och ledare att förstå sitt eget beteende i konflikter och välja strategier som är mest effektiva för situationen, relationen och resultatet.
Modellen bygger på två dimensioner: självhävdelse, det vill säga hur mycket man driver sina egna behov och intressen, och samarbetsvilja, hur mycket man tar hänsyn till den andra partens behov. Det resulterar i totalt fem olika sätt att hantera konflikter på.
Konkurrens – när snabba beslut krävs
Anpassning – när relationen är viktigare än sakfrågan
Undvikande – när konflikten är liten eller behöver mogna
Kompromiss – när tiden är knapp och makten jämn
Samarbete – vid komplexa och långsiktiga frågor
Thomas-Kilmanns konfliktmodell syftar till att hjälpa individer och ledare att anpassa konflikthantering efter beteende efter situation, relation och mål.
Konkurrens
Den tävlande stilen kännetecknas av att man aktivt driver sina egna intressen på bekostnad av den andra parten. Den används ofta när tidspress råder, vid krissituationer eller när frågor som rör säkerhet, etik eller juridik inte får kompromissas.
Fördelen med denna stil är att beslut kan fattas snabbt och riktning samt ansvar blir tydligt. Det kan vara avgörande när snabba åtgärder krävs för att lösa ett problem som kan få allvarliga konsekvenser om det ignoreras.
Nackdelen är att relationer kan påverkas negativt, engagemanget hos andra minskar och det kan skapas en långsiktig känsla av maktobalans. Om stilen används alltför ofta riskerar organisationen att utveckla en kultur där medarbetare blir försiktiga, rädda att ta egna initiativ och mindre kreativa.
Anpassning
Tillmötesgående innebär att man sätter den andra partens behov före sina egna, ofta för att bevara relationen. Denna stil fungerar väl när relationen är viktigare än själva sakfrågan, eller när den andra parten har större kompetens i frågan.
Fördelarna är tydliga: det stärker förtroendet, skapar goodwill och kan förebygga onödiga konfrontationer. Samtidigt finns risker; om man ger vika för ofta kan man uppfattas som konflikträdd eller svag, och ens egna behov riskerar att inte bli tillgodosedda.
Upprepade tillmötesgående handlingar kan leda till frustration och känslor av orättvisa, vilket i längden kan minska motivation och självständighet.
Undvikande
Undvikande innebär att man medvetet drar sig undan konflikten, antingen för att den är trivial eller för att det behövs tid för att känslor ska svalna. Denna stil är användbar när konflikten är liten, eller när man behöver reflektera och samla mer information innan man agerar.
Fördelarna är att den minskar omedelbar spänning och ger tid för eftertanke. Nackdelarna är att problem som ignoreras kan växa och skapa osäkerhet hos andra.
Om konflikter systematiskt undviks kan det leda till långvarig irritation, minskat förtroende och eskalerande problem som blir svårare att lösa när de väl tas upp.
Kompromiss
Kompromiss handlar om att hitta en lösning där båda parter får ge och ta. Denna stil är användbar när tid är begränsad, när båda parter har ungefär lika mycket makt, eller när delade vinster är acceptabla även om ingen part får exakt det den önskar.
Fördelarna är att lösningen kan nås relativt snabbt och relationen bevaras samtidigt som problemet löses på en rimlig nivå. Nackdelen är att ingen blir helt nöjd, och det kan ge suboptimala resultat på längre sikt.
Om kompromiss används för ofta kan det göra teamet mindre ambitiöst, och man riskerar att utveckla en kultur där “lagom” accepteras i stället för att sträva efter innovativa och hållbara lösningar.
Samarbete
Samarbete innebär att parterna arbetar tillsammans för att hitta en lösning som tillgodoser allas behov. Denna stil passar bäst vid komplexa problem, långsiktiga frågor eller när både resultatet och relationerna är viktiga.
Fördelen är att lösningen blir hållbar, relationerna stärks och kreativitet samt innovation främjas. Nackdelen är att processen är tidskrävande och kräver psykologisk trygghet och öppen kommunikation.
Om samarbete används i situationer med hög tidspress kan det upplevas ineffektivt. Däremot skapar denna stil ofta en kultur där konflikter hanteras konstruktivt, där alla känner sig hörda och där teamet utvecklas över tid.
Steg för steg: så hanterar du konflikter i vardagen
Underlätta dialog
Att skapa struktur i samtalet är centralt för effektiv konflikthantering. Ledaren börjar med att lyssna aktivt på alla parter och speglar det som sagts för att visa förståelse.
Därefter sammanfattar hen huvudpunkterna och föreslår nästa steg mot en lösning. Genom att hålla samtalet sakligt och framtidsorienterat minskar risken för att diskussionen fastnar i gamla missförstånd eller skuldkänslor.
En tydlig struktur gör det lättare för alla parter att fokusera på problemet istället för på personliga konflikter.
Bekräfta känslor – utan att låta dem styra
Känslor är alltid närvarande i konflikter, men de behöver inte styra processen. Ledaren bekräftar de upplevelser som uttrycks, till exempel med formuleringar som: “Jag hör att det här är viktigt för dig.”
Samtidigt reglerar hen intensiteten i samtalet så att det inte spårar ur, utan att förneka känslorna. När känslor hanteras på ett respektfullt sätt blir dialogen mer konstruktiv och parterna öppnar upp för lösningar som alla kan acceptera.
Agera tidigt
Tidigt ingripande är ofta nyckeln till att lösa konflikter innan de eskalerar. Konflikter som tas upp i ett tidigt skede är lättare att lösa och mindre laddade känslomässigt.
Att vänta kan göra att problemen växer, att missförstånd förstärks och att spänningar blir mer intensiva. Passivitet är ofta mer skadlig än att råka vara lite för tydlig.
Mod att agera tidigt skapar också en kultur där det är naturligt att ta upp problem innan de blir allvarliga.
Kombinera förebyggande arbete och intervention
En mogen ledare arbetar både förebyggande och medvetet med intervention. Förebyggande arbete handlar om transparens, tydliga normer och regelbunden återkoppling för att minimera risken för konflikter.
Aktiv uppmärksamhet innebär att observera signaler som förändrade beteenden, tonfall eller undvikanden. När en konflikt uppstår väljer ledaren medvetet vilken TKI-strategi som passar situationen, baserat på behov och inte på personlig stil. Slutligen stärker ledaren teamets förmåga att själva hantera konflikter genom verktyg, gemensamt språk och tydliga principer.
Resultatet blir ett arbetsklimat där konflikter inte försvinner, men där de blir kreativa, konstruktiva och kortvariga.
Sammanfattning
Konflikter är oundvikliga. Men de behöver inte bli destruktiva. När du ser dem i tid, adresserar dem tydligt och leder med både struktur och relation i fokus kan konflikter bli kortvariga – och ibland till och med utvecklande.
Lycka till!
För dig som vill läsa mer
Scandinavian Journal of Work and Health
Försäkringskassan _ Lägesrapport psykisk ohälsa 2024 – rekordmånga stressrelaterade sjukskrivningar
Sundarbetsliv. (2025). Strategier för att lösa svåra konflikter på arbetsplatsen.