Så blir du mer effektiv – 10 smarta råd

Gör du ofta saker i sista stunden? Kanske rentav missar en deadline då och då? Eller har du svårt att släppa taget om en uppgift? Här får du lära dig varför samt får tips på hur du kan få saker gjorda i tid och bli mer effektiv.

En tydlig struktur och planering kommer att göra dig mer effektiv.

Det spelar ingen roll vilken kompetens du egentligen besitter som exempelvis kommunikatör eller marknadsförare om du inte blir klar med dina arbetsuppgifter i tid. Vare sig din titel är projektledare eller inte, har du troligtvis en viss nytta av kunskap om projektledning. De flesta av oss ingår i en eller flera arbetsgrupper där vi är beroende av varandra för att våra arbetsuppgifter ska bli utförda korrekt och i tid. Frustrationen kan bli stor när samarbetet inte fungerar optimalt.

För vi har alla stött på beteenden, både hos andra och hos oss själva, som skapar hinder i arbetsflödet. Det kan handla om prokrastinering, alltså att skjuta upp arbetsuppgifter. Det kan vara uppgifter som blir gjorda i sista minuten eller inte blir gjorda i tid eller med tillräckligt god kvalitet. Ibland handlar vår frustration istället om arbetsuppgifter som blir utförda på ett sätt som skjuter långt över målet och därmed innebär att produktiviteten går ner. Eller att den upplevda arbetsbördan blir skevt fördelad när vissa tar väldigt god tid på sig för att utföra sitt jobb. Dessa beteenden är en källa till irritation på många arbesplatser (och relationer), men vad beror det på? Jo, det finns faktiskt ett namn för detta: Parkinsons lag.

Parkinsons lag är en observation och en generalisering, snarare än en strikt vetenskaplig lag. Den har dock fått bred acceptans och formulerades av den brittiske historikern och författaren Cyril Northcote Parkinson. Han introducerade lagen i en essä publicerad 1955 i The Economist med titeln "Parkinson's Law, or The Pursuit of Progress." Parkinsons lag lyder:

"Arbete utvidgas för att fylla den tid som är tillgänglig för utföra den."

Parkinsons lag

Detta innebär att oavsett uppgiftens verkliga komplexitet eller omfattning kommer den att ta upp all den tid som är avsatt för att genomföra den. Law of Triviality, en del av Parkinsons teorier, hävdar också att människor tenderar att ge oproportionerligt mycket uppmärksamhet åt små, enkla frågor snarare än att fokusera på större och viktigare problem.

En uppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den

Ett exempel på Parkinsons lag är situationer där tidslinjer sätts för projekt. Om en uppgift har en deadline långt fram, finns risken att du tar längre tid än nödvändigt på dig för att slutföra den på grund av lagens påverkan. Å andra sidan, om tiden är knapp, kan du vara mer benägen att fokusera och slutföra uppgiften snabbare.

Ingen är immun mot Parkinsons lag. Det positiva är att du, när du är medveten om hur lagen påverkar dig, kan förändra ditt beteende. Samtidigt kan du bidra till en ökning av dina kollegors produktivitet och kvalitet på arbetet. Och kanske bli en mer uppskattad kollega på köpet. Låter det för bra för att vara sant? Det krävs förstås ett idogt arbete. Ingenting kommer gratis och allting börjar med dig själv.

Genom att bli bättre på att leda dig själv kommer du också att bli bättre på att leda andra. Men hur gör du? Projektplaner och uppföljningsmöten fyller förvisso en funktion, men bara om de används optimalt. Risken finns att du lägger ner mer tid på att fylla i planer och gå på möten än att se till att jobbet faktiskt blir gjort.

Läs igenom råden innan du påbörjar en ambitiös projektplan och eller börjar att boka in möten. Fundera sedan på om du behöver en projektplan och hur detaljerad den behöver vara, och om du behöver uppföljningsmöten för varenda projekt och hur många och långa de behöver vara.

10 smarta råd för ökad effektivitet

1. Skapa en överblick

Okej, så du behöver kanske inte detaljerad projektplan för varje projekt men kanske för vissa, särskilt de som innhehåller många mindre moment, flera deadlines och involverar flera andra människor. Syftet med en projektplan är inte att effektivisera arbetet, utan snarare att hålla koll på alla detaljer i ett projekt. För att öka din effektivitet behöver du skapa en övergripande struktur eller metod för samtliga arbetsuppgifter. Det behöver inte vara särskilt detaljerat men måste innehålla minst en deadline. Använd ett verktyg som passar dig. Excel fungerar utmärkt, eftersom du enkelt kan lägga till flikar och filtrera i dokumentet.

Hitta strukturer för både övergripande planering och enskilda arbetsuppgifter.

Dú behöver även skapa en lättöversiktlig struktur med mappar för olika projekt på din dator, gärna med undermappar som “under planering”, “research” och “pågående”. Syftet är förstås att undvika en massa letande. Här kan du även lägga in inspiration för olika projekt när du kommer på något.

2. Planera arbetsdagen

Ha för vana att inför varje ny månad och arbetsvecka, stämma av med din övergripande plan. Tänk på att inte bara se till vilka deadlines du har just den kommande veckan och månaden, utan se också till helheten. Det bästa är om du i din övergripande plan har flera deadlines som exempelvis en för när du behöver vara göra research, en för när du måste ha skrivit klart, en för att skicka till byrån, en för utskick. Du behöver kanske inte alla, allt beror på hur bra minne och framförhållning du har i övrigt. Med flera deadlines är det lättare att filtrera i dokumentet och få upp vilka arbetsuppgifter som du måste påbörja under en viss tidsperiod.

Därefter gör du en enkel punktlista med prioriterade arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter behöver brytas ner i mindre uppgifter som vem du ska ringa eller mejla, hitta bilder till en ny kampanj, skriva manus till ett poddavsnitt, skriva text till nyhetsbrev, uppdatera hemsidor. HItta ett verktyg som fungerar bra för dig. Det kan vara Google Calender men det går utmärkt att använda sticky notes på datorn där du kan stryka efter hand. Lägg gärna till kontaktuppgifter som mejladress eller telefonnummer till dem du ska kontakta eller en länk till något som du ska arbeta med. Allt för att minska motståndet och undvika att lägga tid på att leta efter information.

Om du sällan hinner igenom dina punkter under arbetsdag, arbetsvecka eller arbetsmånad är någonting tokigt. Det kan vara att din arbetsbörda är för hög, att din planering brister, eller att du lägger tid på fel saker.

Beppe Gatusopare i Momo – eller kampen om tiden har sin arbetsfilosofi klart för sig. Så här förklarar han för Momo:

“Ofta har man en väldigt lång gata framför sig. Då tänker man att den är förfärligt lång, den klarar man aldrig, tänker man /…/

Och då börjar man skynda på. Och man skyndar sig mer och mer men varenda gång man tittar upp, så ser man att det som fortfarande finns kvar inte alls blir mindre. Och man anstränger sig ännu mer, man får, man får ångest och till slut har man alldeles tappat andan och orkar inte göra mer. Och gatan ligger fortfarande framför en. Så får man bara inte göra /…/

Man får aldrig tänka på hela gatan samtidigt, förstår du. Man måste nöjda sig med att bara tänka på nästa steg, nästa andetag, nästa steg med kvasten /…/

Men då blir det roligt, för det är viktigt att man utför sin arbetsuppgift väl. Det är så det ska vara!”

Michael Ende

3. Sätt SMARTA MÅL

Alla projekt bör ha ett SMART mål. Och säkert har du och din chef också satt upp mål som gäller dig och din roll. Även om du inte sätter en specfik målsättning för varje arbetsuppgift kommer dessa övergripande mål hjälpa dig lättare att fokusera på rätt arbetsuppgift och att avgränsa dig. Avgränsningen kan gälla uppgiften som sådan, att göra lagom, men också hjälpa dig att sätta gränser mot andra.

Är det alltid du som ansvarar för att att fylla på papper i skrivaren? Eller som alltid är snabb med att hjälpa dina kollegor? Eller som organiserar presentinsamlingar och after works? Det är uppskattade kvaliteter, men bara så länge du hinner med dina egna arbetsuppgifter.

Om du lägger ner mycket tid på uppgifter som inte ingår i din arbetsbeskrivning kanske du bör fundera över varför du gör det. Är det arbetsuppgifter som någon annan är ansvarig för eller saker som behöver göras, men som borde fördelas över samtliga på arbetsplatsen? Eller lägger du tid på att göra dessa saker istället för att göra sådant som du tycker är tråkigare?

4. Hitta din kreativitet

För att verkligen kunna arbeta effektivt som marknadsförare behöver du hitta din kreativitet eller i alla fall tid för den. Kreativitet uppstår inte på beställning när du råkar ha avsatt tid för ditt projekt utan i alla små pauser där emellan när du låter tankarna vandra fritt under promenad, när du interagerar med andra människor, när du ägnar dig åt helt andra aktiviteter.

Genom god planering framåt, alltså att du vet vad du ska åstadkomma om tre till sex månader framåt, och genom att se till att det finns luft i ditt liv kommer du märka att det är enklare att vara kreativ och ta vara på inspirationen när den kommer. Samla idéer och inspiration när den kommer till dig. Bäst är att ha en särskild mapp för detta, där du lägger in bilder, citat, länkar, referenser, förslag till rubriker och liknande. Om du inte sitter vid datorn kan du skriva ner det i en särskild bok eller bara i ett mejl till dig själv. För fler tips, ta del av 9 knep som ökar din kreativitet här.

5. Utnyttja din arbetstid effektivt

Med en bra struktur, god planering och smarta mål har du kommit en bit på vägen till att bli mer effektiv. Men arbetet måste fortfarande göras. Det finns flera knep för att utnyttja arbetsdagen på bästa sätt och undvika att fastna i arbetsuppgifter.

Gör det mesta av din arbetsdag. Dela upp dina arbetsuppgifter i tidsintervaller med exempelvis pomodorometoden eller timeboxing.

• Starta dagen med att under ca 30 min bocka av arbetsuppgifter som tar mindre än 10 minuter att göra, som att besvara enklare mejl eller godkänna fakturor. På så sätt kommer du igång direkt och känner dig effektiv.

• Därefter tar du tag i arbetsuppgifter som är mer krävande. När arbetet är mer komplext är det lätt att fastna. Hjärnan känns trög och du kanske börjar kolla mejlen eller prata med kollegan. Genom att använda dig av metoder som timeboxing eller pomodorometoden kan du säkerställa att du fokuserar på rätt saker.

• Timeboxing är precis som det låter, alltså att du delar in arbetsdagen i olika boxar. Tanken är att du maximerar tiden som du jobbar med de viktigaste sakerna och ser till att du får mer gjort. För det gäller inte bara att göra mycket, utan att göra rätt saker. Vid timeboxing bestämmer du på förhand hur lång tid en uppgift eller ett projekt får ta totalt och sedan delar du upp tiden i flera mindre boxar när du arbetar med just den uppgiften eller projektet. Timeboxing förhindrar också att du överarbetar något.

• Pomodorometoden är ytterligare ett sätt att bli mer tidseffektiv och den går förstås att kombinera med timeboxing. Pomodorometoden (efter tomat på italienska) är ett tidsplaneringsverktyg skapat redan på 80-talet av italienaren Francesco Cirillo. Här motsvarar en pomodoro en tidbox om 25 minuter. Om den beräknade tidsåtgången för din arbetsuppgift är två timmar, behöver du alltså avsätta 25 min x 4. Efter varje pomodoro tar du fem minuters paus och efter fyra pomodoro tar du en längre paus om 15 minuter.

  Nyckeln till båda dessa agila tekniker är att du har gjort en noggrann prioritering av dina arbetsuppgifter innan arbetsdagen börjar och sedan arbetar koncentrerat med en uppgift i taget. Är du lättdistraherad behöver du kanske använda en timer och stänga av telefon och notiser. Om någon tanke poppar upp under tiden, skriv ner den och återgå direkt till din uppgift. En annan fördel med dessa metoder är att du inte tröttnar lika lätt i och med att du tar fler pauser och även kan planera dagen så att du växlar mellan uppgifter med olika grad av komplexitet. Därmed frestas du inte på samma sätt att göra något som känns mer roligare och mindre motigt. Detta sätt att arbeta förhindrar också så kallad multitasking som ju har visat sig inte vara det minsta effektivt.

• Sist men inte minst, ett gissel för många, mejlkorgen … Här försvinner mycket tid: för att vi blir distraherade från andra viktigare arbetsuppgifter, för att vi läser samma mejl om och om igen utan att åtgärda och för att vi scrollar upp och ner för att leta upp mejl som vi tror oss veta ska finnas där. Detta trots att många av oss har gått kursen i hur mejl ska hanteras. En liten repetition kanske är på plats?

  • Avsätt tid ett par gånger om dagen när du läser mejl.

  • Arbetsuppgifter som tar mindre än 10 minuter att göra, gör du direkt.

  • Övriga mejl som ska åtgärdas sätter du upp i din planering.

  • Radera eller organisera mejlen efter vad som ska åtgärdas och när. Genom att hålla inkorgen på ett minimum får du en bättre överblick.

6. Avgränsa dig

Ta inte på dig mer än du klarar av. Sätt gränser för dig själv och mot andra.

Det är helt nödvändigt att kunna sätta gränser och det gäller både för arbetsuppgifter och för människor. En arbetsuppgift kan svälla ut hur mycket som helst. Det behöver inte handla om kvaliteten utan också om att du eller andra vill lägga till saker. Kom ihåg att mer inte nödvändigtvis är bättre och ha alltid ditt smarta mål i bakhuvudet. Det är lätt hänt att de onödiga smågrejerna tar över och syftet förvanskas. På samma sätt behöver du kunna sätta gränser mot andra. Det är inget fel i att vilja vara duktig eller sjyst men om du inte är uppmärksam kanske du roffar åt dig andras uppgifter i rena farten eller, i värsta fall, blir utnyttjad.

7. Sätt kortare deadlines – både för dig själv och andra

Parkinsons lag är svår att undkomma. Även om du råkar vara utmärkt på framförhållning är det inte säkert att alla dina samarbetspartners och kollegor är det. Ett sätt att komma runt problemet, få dina uppgifter gjorda i tid och undvika irritation, är att sätta kortare deadlines. Genom att bestämma att arbetsuppgiften ska vara klar tidigare än den egentligen behöver, har du själv bättre framförhållning samtidigt som du hjälper prokrastinerarna och överarbetarna på traven. Sannolikheten för att du blir klar i tid ökar, särskilt som det också finns mer tid för påminnelser.

8. Hitta rätt nivå – good enough

Att hitta rätt nivå är viktigt. Vad som är en lagom nivå är däremot inte alltid lätt att veta. Ett sätt kan vara att stämma av ambitionsnivån med beställaren, din chef eller dina kollegor. Ett annat sätt är om du kan se om det gjorts liknande uppgifter, kanske till och med för samma beställare tidigare. Oavsett hur du väljer att att göra, är det alltid en god idé att stämma av under arbetets gång. Då får både du beställaren ett kvitto på att arbetet är på rätt väg och det finns möjligheter att justera i god tid och nå deadline.

9. Dra plåstret direkt

Ett misstag vi alla gör är att låta surdegarna jäsa. Det kanske inte tar tid, men det tar massvis med energi.

Dra plåstret direkt. Låt inte surdegarna jäsa och sprickorna växa.

Dra av plåstret direkt, helst på morgonen, och belöna dig efteråt med en kopp kaffe eller en arbetsuppgift du ser fram emot. Ring samtalet till den besvärliga kunden, ta den jobbiga diskussionen med kollegan, och gör den trista administrationen. Allt som oftast är förväntansångesten värre än att bara stöka undan. Oavsett vilket, känns det alltid bättre efteråt.

10. Ta pauser

Ja, det tål att upprepas. Igen och igen. En trött hjärna är en ineffektiv hjärna, så rationalisera inte bort pauserna i tron att du inte har tid. Pausa oftare. Du kommer garanterat att bli förvånad över hur mycket lättare det är att jobba efteråt och hur ofta lösningarna kommer till dig på promenaden eller under samtalet med kollegan.

Lycka till!